Van e-mail chaos naar efficiënte communicatie

Het management zag een probleem dat veel medewerkers zelf niet eens herkenden. Teams werd onderbenut, e-mailboxen puilden uit en er werd veel tijd verspild aan onduidelijke communicatie. Medewerkers stuurden nog steeds 'dankjewel'-mailtjes en er gingen meerdere e-mails over en weer voordat afspraken waren ingepland. Er werd al jaren op dezelfde inefficiënte manier gewerkt.

Het grootste probleem? De medewerkers ervoeren zelf geen pijn. "Medewerkers hadden niet zoiets van: ik heb een probleem of ik doe iets niet goed," zoals Yvo Boon omschreef. Ze hadden een externe trigger nodig om te realiseren hoeveel tijd ze eigenlijk verspilden.

Gunnar ontwikkelde een interactieve workshop-aanpak die perfect aansloot bij de cultuur. In plaats van droge theorie, zette hij in op:

• •Interactieve presentaties met humor - Belgische humor die direct de aandacht trok
• •Live demonstraties - Real-time laten zien hoe je efficiënter e-mailt
• •Directe toepassing - Medewerkers gingen meteen aan de slag met handtekeningen en mapjes
• •Flexibele opzet - Twee sessies van 2 uur in plaats van lange dagtrainingen
• •Praktische handouts - Concrete tips die medewerkers konden raadplegen

De focus lag op onmiddellijk toepasbare tips: van het uitschakelen van e-mailnotificaties tot het schrijven van complete, bondige berichten in één keer.

• •Tweede training geboekt - Vanwege het succes van de eerste sessie werd een vervolgtraining ingepland
• •Directe gedragsverandering - Medewerkers gingen meteen notificaties uitschakelen en automatische handtekeningen aanmaken
• •Blijvende impact na 5+ jaar - Tips worden nog steeds toegepast in nieuwe functies
• •Verhoogd bewustzijn - Gesprekken bij het koffiezetapparaat over efficiëntere werkwijzen
• •Organisatiebrede uitrol - Van klein team naar hele financiële divisie

Het belangrijkste resultaat: medewerkers gingen zelf nadenken over hun communicatie gewoonten en namen actief stappen om efficiënter te werken.

"Ik kijk daar met een heel positief gevoel naar terug. Gunnar gaf tips die door mij nog steeds gebruikt worden, ook in mijn nieuwe baan. Mensen vonden het gewoon leuk, inspirerend en praktisch. Concrete simpele dingen, maar wel effectief." - Yvo Boon, voormalig manager.

Worstelt jouw organisatie ook met e-mail chaos en het onderbenut gebruiken van Microsoft Teams? Boek dan een interactieve workshop met Gunnar Michielssen die je medewerkers direct aan het werk zet.